Инструкции по делопроизводству Следственного департамента Республики Провинция

Делопроизводство Следственного управления 

Глава 1. Общие положения. 

1.1. Инструкция по делопроизводству Следственного департамента Министерства внутренних дел Республики Провинция устанавливает обязательные в системе Следственного департамента Министерства внутренних дел Республики Провинция (далее - Следственный департамент) для всех сотрудников, следственных управлений и приравненных к ним специализированных (в том числе военных) следственных управлений, отделов Следственного департамента (далее - следственные органы Следственного Департамента), учреждений и организаций Следственного департамента единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Следственного департамента документов, совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями, а также осуществления контроля за исполнением документов в Следственном департаменте.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов), осуществляемые с помощью информационных технологий, обязательны в отношении организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, перечисленных в Перечне основных видов организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов (приложение N 1), а на процессуальные, кадровые, финансовые и другие документы распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для передачи на архивное хранение.

1.3. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, регулируется Правительством.

1.4. Порядок работы с обращениями граждан осуществляется на основании Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан.

1.5. Работники Следственного департамента несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.7. В настоящей инструкции и деятельности Следственного департамента может использоваться специальный список терминов.

Спойлер

- Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

- Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

- Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

- Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

- Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- Документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Следственного департамента;

- Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- Исполнитель - лицо, подготовившее проект документа;

- Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в подразделениях центрального аппарата следственных органов.

- Объем документооборота - количество входящих, исходящих и внутренних документов, поступивших в подразделения центрального аппарата следственных органов, созданных и отправленных за определенный период;

- Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

- Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- Создание документа - работа с документом, включающая документирование информации на электронном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов;

- Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

- Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

- Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

- Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

- Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

- Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

- Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

 Глава 2. О порядке создания документов.

2.1. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

• обеспечение юридической силы документов;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;
• создание как исторического источника информации.

2.2. При оформлении документов на компьютере используется текстовый редактор "Google Docs" с применением шрифта "Times New Roman", размер шрифта 13, 14, 15, а также электронные шаблоны бланков документов. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

2.3. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

• Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Республики Провинция и нормативным правовым актам МВД Провинции.

• Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

• Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

• Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах, и употребляться в одном и том же значении.

• Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

• Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

• Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

• В документе не должно быть помарок и исправлений.

2.4. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

2.5. При создании документов в Следственном департаменте используются следующие реквизиты:

Спойлер

• государственный герб
• наименование органа внутренних дел
• справочные данные
• место составления (издания) документа
• дата документа
• регистрационный номер документа 
• исходящий номер документа
• ссылка на исходящий номер и дату документа адресата
• адресат
• вид документа
• наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту)
• текст документа
• отметка о наличии приложений
• гриф согласования
• подпись должностного лица
• гриф утверждения
• оттиск печати
• отметка о заверении копии
• отметка об исполнителе
• указания по исполнению документа
• отметка о контроле за исполнением документа
• отметка об исполнении документа
• отметка о поступлении документа

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.6. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с указом руководителя следственного органа.

2.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование - "Министерство внутренних дел" и строкой ниже в скобках сокращенное - "МВД". 

2.8. Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

2.9. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

2.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

2.11. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату.

2.12. Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

 

Глава 3. Принятие заявлений.

3.1. Прием обращений и заявлений со стороны гражданских лиц осуществляется сотрудниками полиции в дежурной части любого территориального органа круглосуточно в том случае, если в дежурной части имеется свободный сотрудник. Рассмотрение таких обращений и заявлений в электронном формате осуществляется в течение 48 с момента подачи такого заявления.

3.2. Рассмотрением электронных обращений и заявлений осуществляется уполномоченным руководителем следственного органа сотрудником, а в случае его отсутствия - руководителем следственного органа или начальником структуры.

3.3. Пример письменного заявления находится здесь. Электронный формат утверждается начальником структуры в разделе следственного департамента.

3.4. В письменном заявлении обязательно указывается номер заявления (КУСП), дежурный, принявший заявление, справочные данные потерпевшего, адресат, подпись и ее расшифровка. После отправки заявления в следственный департамент старшим следователем или руководителем следственного органа расписывается план действий определенного следователя, а также ставится своя подпись и её расшифровка.

3.5. В электронном формате обязательно указывается номер заявления, справочные данные потерпевшего для дальнейшей связи, адресат, подпись и её расшифровка.

3.6. По итогам рассмотрения дела в обязательном порядке заявителю отправляется уведомление.

 

Глава 4. Производство.

Титульный лист.

4.1. Титульный лист является одним из важных элементов документа по делопроизводству в МВД. Этот раздел описывает основные требования и стандарты, которые следует соблюдать при оформлении титульного листа в таких документах. Он представляет собой своеобразное информационное окно, которое помогает определить содержание и цель документа.

4.2. Титульный лист должен содержать следующие элементы:

• Герб министерства: в самой верхней части листа.
• Название министерства: в верхнем углу титульного листа следует указать название организации, в данном случае Министерства внутренних дел Республики Провинция.
• Номер уголовного дела, ФИО подозреваемого и статья обвинения: сразу после разделительной линии справа.
• Приложения с описью документов.

4.3. Опись документов - список всех документов, созданных в процессе расследования дела.

Под названием организации следует указать наименование самого документа, например, "Приказ МВД РФ о внесении изменений в порядок планирования бюджетных средств".

 

Постановление о возбуждении уголовного дела.

4.4. Это официальный документ, который выносится следователем и содержит основные сведения о преступлении и лице, подозреваемом или обвиняемом в его совершении. 

 

Уведомления.

4.6. Уведомление о возбуждении уголовного дела отправляется заявителю и руководителю следственного департамента в целях оповещения и контроля.

4.7. В уведомлении о возбуждении уголовного дела указывается государственный герб МВД, адресат, дата возбуждения уголовного дела и его номер, статья обвинения, права гражданина, подпись следователя и её расшифровка.

4.8. После получения уведомления, адресат должен подписать его. В случае отказа делается специальная пометка.

 

Осмотр места происшествия.

4.9. Осмотр следов преступления и иных обнаруженных предметов производится на месте производства следственного действия, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4.10.

4.10. Если для производства такого осмотра требуется продолжительное время или осмотр на месте затруднен, то предметы должны быть изъяты, упакованы, опечатаны, заверены подписью следователя на месте осмотра. Изъятию подлежат только те предметы, которые могут иметь отношение к уголовному делу. При этом в протоколе осмотра по возможности указываются индивидуальные признаки и особенности изымаемых предметов.

4.11. Осмотр жилища производится только с согласия проживающих в нем лиц или на основании решения руководителя следственного органа.

4.12. Осмотр помещения организации производится в присутствии представителя администрации соответствующей организации. В случае невозможности обеспечить его участие в осмотре об этом делается запись в протоколе.

4.13. Вместо понятых может использоваться фото-/видеофиксация, о чем должна быть специальная метка в протоколе.

 

Постановление вещественных доказательств.

4.14. Вещественными доказательствами признаются любые предметы:

- которые служили орудиями, оборудованием или иными средствами совершения преступления или сохранили на себе следы преступления;

- на которые были направлены преступные действия;

- деньги, ценности и иное имущество, полученные в результате совершения преступления;

4.15. Предметы, оговоренные в пункте 4.14, осматриваются, признаются вещественными доказательствами и приобщаются к уголовному делу, о чем выносится соответствующее постановление. 

 

Признание.

4.16. Решение о признании потерпевшим принимается незамедлительно с момента возбуждения уголовного дела и оформляется постановлением дознавателя, следователя. Если на момент возбуждения уголовного дела отсутствуют сведения о лице, которому преступлением причинен вред, решение о признании потерпевшим принимается незамедлительно после получения данных об этом лице.

4.17. За дачу заведомо ложных показаний, за отказ от дачи показаний, а также за уклонение от прохождения освидетельствования, от производства в отношении его судебной экспертизы в случаях, когда не требуется его согласие, или от предоставления образцов почерка и иных образцов для сравнительного исследования потерпевший несет ответственность в соответствии с Уголовным кодексом. За разглашение данных расследования потерпевший несет ответственность в соответствии со статьей 5.11 Уголовного кодекса РП.

4.18. При неявке потерпевшего по вызову без уважительных причин он может быть подвергнут приводу при помощи сотрудников внутренних дел.

 

Допрос.

4.19. Следователь, привлекая к участию в следственных действиях участников уголовного судопроизводства, удостоверяется в их личности, разъясняет им права, ответственность, а также порядок производства соответствующего следственного действия. Если в производстве следственного действия участвует потерпевший или свидетель, то он также предупреждается об ответственности. 

4.20. Задавать наводящие вопросы запрещается. В остальном следователь свободен при выборе тактики допроса.

4.21. Допрашиваемое лицо вправе пользоваться документами и записями.

4.22. По инициативе следователя или по ходатайству допрашиваемого лица в ходе допроса могут быть проведены фотографирование, аудио- и (или) видеозапись, киносъемка, материалы которых хранятся при уголовном деле и по окончании следствия опечатываются.

4.23. В протокол обязательно вносится дата начала и окончания допроса, а также иные материалы, указанные в установленной форме.

 

Задержание.

4.24. После доставления подозреваемого в орган дознания или к следователю в срок не более 3 часов должен быть составлен протокол задержания.

4.25. В протоколе указываются дата и время составления протокола, дата, время, место, основания и мотивы задержания подозреваемого, результаты его личного обыска и другие обстоятельства его задержания. Протокол задержания подписывается лицом, его составившим, и подозреваемым.

4.26. О произведенном задержании дознаватель или следователь обязан сообщить руководителю следственного органа в течение 12 часов с момента задержания подозреваемого.

4.27. Подозреваемый должен быть допрошен в соответствии с требованиями пунктов 4.17-21 настоящей Инструкции.

 

Очная ставка.

4.28. Если в показаниях ранее допрошенных лиц имеются существенные противоречия, то следователь вправе провести очную ставку. 

4.29. Следователь выясняет у лиц, между которыми проводится очная ставка, знают ли они друг друга и в каких отношениях находятся между собой. Допрашиваемым лицам поочередно предлагается дать показания по тем обстоятельствам, для выяснения которых проводится очная ставка. После дачи показаний следователь может задавать вопросы каждому из допрашиваемых лиц. Лица, между которыми проводится очная ставка, могут с разрешения следователя задавать вопросы друг другу.

4.30. В ходе очной ставки следователь вправе предъявить вещественные доказательства и документы.

4.31. Оглашение показаний допрашиваемых лиц, содержащихся в протоколах предыдущих допросов, а также воспроизведение аудио- и (или) видеозаписи, киносъемки этих показаний допускаются лишь после дачи показаний указанными лицами или их отказа от дачи показаний на очной ставке.

4.32. В протоколе очной ставки показания допрашиваемых лиц записываются в той очередности, в какой они давались. Каждое из допрашиваемых лиц подписывает свои показания, каждую страницу протокола и протокол в целом.

 

Окончание следственных действий.

4.33. Признав, что все следственные действия по уголовному делу произведены, а собранные доказательства достаточны для составления обвинительного заключения, следователь уведомляет об этом обвиняемого и разъясняет ему право на ознакомление со всеми материалами уголовного дела.

4.34. Если обвиняемый, не содержащийся под стражей, не является для ознакомления с материалами уголовного дела без уважительных причин, то следователь по истечении двух суток со дня объявления об окончании следственных действий либо со дня окончания ознакомления с материалами уголовного дела иных участников уголовного судопроизводства, составляет обвинительное заключение. Об уведомлении об окончании следственных действий указывается в протоколе.

 

Обвинительный акт. 

4.35. По окончании дознания дознаватель или следователь составляет обвинительный акт, в котором указываются:

- дата и место его составления;

- должность, фамилия, инициалы лица, его составившего;

- данные о лице, привлекаемом к уголовной ответственности;

- место и время совершения преступления, его способы, мотивы, цели, последствия и другие обстоятельства, имеющие значение для данного уголовного дела;

- формулировка обвинения с указанием пункта, части, статьи Уголовного кодекса;

- перечень доказательств, подтверждающих обвинение, и краткое изложение их содержания, а также перечень доказательств, на которые ссылается сторона защиты, и краткое изложение их содержания;

- обстоятельства, смягчающие и отягчающие наказание;

- данные о потерпевшем, характере и размере причиненного ему вреда.

4.36. Обвиняемый, его защитник должны быть ознакомлены с обвинительным актом и материалами уголовного дела, о чем делается отметка в протоколе ознакомления с материалами уголовного дела.